Stjórnarfundur 28. apríl 2011
Fundur hefst kl 19.
Mættir: Íris, Sturla, Kata og Eva. Dótla sat einnig fyrrihluta fundarins að beiðni stjórnar.
Dótla kom sem fulltrúi skrifstofu HRFÍ og svaraði spurningum og vangaveltum stjórnar varðandi undirbúning deildarsýningarinnar.
Stjórn fékk nýlega fjárhagsáætlunina í sínar hendur. Í henni kemur fram að laun dómarans fyrir sýninguna eru áætluð 30 þús. kr. Dótla er spurð að því hvort þetta sé rétt upphæð en stjórn áætlaði að laun væru hærri en það. Dótla útskýrir að dómarar fái einungis dagpeninga, þeir séu reiknaðir eftir staðli frá FCI og séu um 45 evrur á dag.
Dótla upplýsir okkur um að enn vanti nýja fjárhagsáætlun til stjórnar HRFÍ. Deildarsýningin hafi verið samþykkt með fyrirvara um betri fjárhagsáætlun. Stjórn mun hafa samband við Völu hjá HRFÍ og fá upplýsingar um það hverju þurfi að breyta.
Í fjárhagsáætlun stendur að stjórn þurfi að fá leyfi hjá Umhverfisstofnun fyrir sýningunni. Dótla segist geta látið okkur fá umsóknareyðublað, annars sé eflaust hægt að nálgast það á vef Umhverfisstofnunar.
Stjórn þarf að fá dýralækni til að vera á sýningunni. Hugmyndir um að tala við Helgu Finns sem er dýralæknir á sýningum HRFÍ eða athuga með Dýraspítalann í Víðidal þar sem hann er nokkuð nálægt sýningarsvæðinu. Dótla stingur upp á því að möguleiki sé að fá leyfi hjá dýralækni fyrir því að sleppa við að borga útkallskostnað, ef hundur slasast og þarfnast dýralæknis.
Þurfum að fá ritara, hringstjóra, aðstoðarritara og sýningarstjóra. Ritari þarf ekki að vera með sérstök réttindi en æskilegt sé að viðkomandi hafi góða rithönd. Sýningarstjóri ber ábyrgð á sýningunni, þarf að hafa reynslu.
Stjórn áætlar að skráning á deildarsýninguna muni byrja 9. maí og ljúki 8. júní. Skráning má ekki byrja fyrr en skráningu á júnísýningu HRFÍ sé lokið. Ef það næst ekki næg skráning á tilsettum tíma þá er möguleiki að fá að framlengja frestinum til 10. júní.
Stjórn hefur fengið athugasemdir vegna gagnagrunnsins. Þurfum að senda Dótlu póst og óska eftir upplýsingum um tiltekna hunda.
Gisting vegna dómarans er frágenginn. Þurfum að athuga hvort það sé morgunmatur innifalinn í verði.
Umræður varðandi breytingar á uppsetningu á HDAD lista. Tillaga: Nafn hunds-móðir-faðir-ræktandi-eigandi.
Rætt um gerð sýningarskrár. Skv. Dótlu á kostnaður við sýningaskrá ekki að vera inni í fjárhagsáætlun.
Umræður um rósettur fyrir sýninguna. Við getum fengið BIS rósettu á skrifstofunni. Ef við viljum gefa BOS rósettu þá þurfum við að kaupa hana sjálf. Stjórn mun gefa medalíur í hvolpaflokk fyrir 1. – 4. sæti. Að auki mun hvolpur í 1. sæti fá bikar. Hugmynd um að fá rósettur fyrir afkvæma- og ræktunarhóp.
Stjórn spurði hvort geyma megi gögn deildarinnar á skrifstofu HRFÍ. Dótla svarar því neitandi en hugsanlega sé hægt að geyma það í Sólheimakoti.
Tillaga um að tilnefna besta ungliða sýningar, að erlendri fyrirmynd. Nokkur got fædd á svipuðum tíma í fyrrasumar og því margir sem eiga möguleika á að fá þennan titil.
Skráning í sporapróf deildarinnar næsta sumar. Samþykkt að fólk skrái sig í gegnum deildina þar sem sumarlokun skrifstofu HRFÍ er á svipuðum tíma. Fólk mun því millifæra á deildina eða greiða með kreditkorti þegar skrifstofan opnar.
Stjórn þarf að tilnefna tvo aðila sem munu sjá um skráningu á deildarsýninguna, þ.e. að færa inn greiðslukortanúmer og taka út greiðslu fyrir sýningagjöldum. Sú vinna mun fara fram eftir að skráningafresti lýkur. Eva Björk býður sig fram.
Veitingar á sýningasvæðinu: Hugmynd um að tala við t.d. SS og fá pylsur gegn auglýsingu í sýningaskrá.
Umræður um fjárhagsáætlun. Hugmynd að hafa meira í áætlun heldur en þörf er svo hægt sé að fá endurgreitt frá HRFÍ ef við þurfum að leggja út fyrir því. Í sumum tilfellum er ekki gert ráð fyrir neinum kostnaði en gera þó ráð fyrir kostnaði á pappír til öryggis.
Umræður varðandi ársreikning deildarinnar og vangaveltur um það hvort deildin þurfi að skila inn fjárhagsyfirliti með honum þar sem deildin fékk kennitölu og stofnaði bankareikning á síðasta starfstímabili. Dótla tekur að sér að kanna hvernig aðrar deildir hafa gert þetta.
Dótla kemur með ábendingu varðandi heimasíðuna. Gott er að taka fram að það megi mynda hunda eftir 12 mánaða aldur. Hvergi er tekið fram í reglum HRFÍ hvað undaneldisrakkar þurfi að vera gamlir við pörun, aðeins sé gerð krafa um að búið sé að mynda þá.
Sýningaskrá kemur tilbúin til okkar, eins uppsett og fyrir sýningar hjá HRFÍ. Við þurfum að setja hana upp með auglýsingum og koma henni í prentun.
Dagskrá sýningarinnar mun koma inn á heimasíðuna, einnig verða upplýsingar sendar á póstlistann. Munum ekki senda bréf heim með sýningarnúmerum heldur afhenda þau á staðnum. Við getum pantað númerin hjá HRFÍ eða Royal Canin.
Okkur vantar starfsmann sem selur sýningaskrárnar og afhendir númerin. Hver skráður hundur fær númer og sýningaskrá. Hver sýningaskrá verður seld á ca 300 kr. Hugmynd að hafa happadrætti, sýningaskrár verði númeraðar og dregið úr þeim númerum. Smá fjáröflun fyrir deildina.
Athuga að vera með allt nákvæmt um það hvað kemur inn í kassann og hvaðan, hafa sundurliðað.
Okkur vantar starfsmenn/aðstoðarmenn til þess að koma upp dómaratjaldinu, koma fyrir borðum, tína kúk og rusl ef það er eitthvað. Hugmynd að hver ræktandi geti reddað einum starfsmanni/aðstoðarmanni.
Hugmynd að athuga með hótel í bænum þar sem má vera með hunda, þannig að þeir sem eru utan að landi geti nýtt sér þau tilboð.
Dómarar á næstu sýningu HRFÍ eru fimm talsins. Deildin getur sent beiðni til stjórnar og óskað eftir ákveðnum dómara. Um að gera að skoða dómarana fyrirfram og velja úr ef einhver hentar tegundinni betur.
Formaður deildarinnar fékk bréf nýlega þar sem framkvæmdanefnd sýningarnefndar frestaði fundi. Stjórn fékk engar upplýsingar um fyrirhugaðan fund og var sammála um að allir póstar til deildarinnar eigi að fara á email deildarinnar en ekki persónuleg email stjórnarmanna. Dótla ætlar að setja deildina á póstlista félagsins.
Eva tekur að sér að sækja lykla að skrifstofu HRFÍ eftir helgi vegna deildarfundarins um kvöldið og mun einnig taka ný gögn til deildarinnar, ef einhver eru.
Rætt var um síðasta skráningardag fyrir sporaprófið á vegum deildarinnar. Dótla svarar að reglan sé að síðasti skráningardag sé vanalega tveimur vikum fyrir prófdag.
Hér lauk fundi með Dótlu. Stjórnarfundur heldur áfram.
Tókum saman þá punkta sem liggur á vegna sýningarinnar:
Stjórn þarf að setja saman nýja fjárhagsáætlun fyrir sýninguna. Munum lesa yfir sýningaskrár fyrri sýninga til þess að reyna að áætla betur væntanlegan fjölda hunda.
Þurfum að fá tiltekna umsókn, fylla út og senda inn til Umhverfisstofnunar til þess að fá leyfi fyrir sýningunni.
Eftir að síðasta skráningardegi lýkur þurfum við að fara upp á skrifstofu HRFÍ og vinna úr gögnum fyrir sýninguna.
Hugmyndir að fólki sem kemur til greina sem starfsfólk sýningarinnar: Guðrún Katrín kemur til greina sem ritari sýningarinnar. Hún er óháður aðili, talar góða ensku og hefur reynslu af ritarastörfum. Hugmyndir settar fram varðandi mögulega sýningastjóra: Lilja Dóra, Þorsteinn, Fríður Esther. Hringstjóri: Herdís Hallmars. Aðstoðarritari: Stefán Arnarson.
Gögn í sýningaskrá koma tilbúin. Við þurfum að setja í skjal og fjölfalda. Ætlum að athuga hvaða forrit henta. Muna að setja auglýsingar í sýningaskrá. Kata talar við Svansprent.
Hugmynd að hafa sýningaþjálfun einhvern tímann í Guðmundarlundi.
Þurfum að merkja leiðina að svæðinu á föstudeginum, blöðrur og/eða skilti. Setja upp loftmynd og birta á netinu og senda á póstlistann.
Bendir hefur áhuga á að hafa opið hús, jafnvel að kvöldi til fyrir eða eftir sýningaþjálfun.
Við þurfum að hafa dýralækni á sýningunni. Sturla talar við Helgu Finns.
Eva tekur að sér að senda bréf til Bendis vegna samninga verslunarinnar og deildarinnar, varðandi reikning fyrir auglýsingunni.
Íris tekur að sér að senda Dótlu bréf varðandi umræðna á fyrri fundinum.
Umræður um teljara á síðuna, þurfum að klára það.
Stjórn hefur mikinn áhuga á að halda skapgerðarmat. Spurning um að hafa það í haust, ágúst eða september.
Fundi slitið kl. 23:15
F.h. stjórnar
Íris Hlín Bjarnadóttir, ritari
Fundur hefst kl 19.
Mættir: Íris, Sturla, Kata og Eva. Dótla sat einnig fyrrihluta fundarins að beiðni stjórnar.
Dótla kom sem fulltrúi skrifstofu HRFÍ og svaraði spurningum og vangaveltum stjórnar varðandi undirbúning deildarsýningarinnar.
Stjórn fékk nýlega fjárhagsáætlunina í sínar hendur. Í henni kemur fram að laun dómarans fyrir sýninguna eru áætluð 30 þús. kr. Dótla er spurð að því hvort þetta sé rétt upphæð en stjórn áætlaði að laun væru hærri en það. Dótla útskýrir að dómarar fái einungis dagpeninga, þeir séu reiknaðir eftir staðli frá FCI og séu um 45 evrur á dag.
Dótla upplýsir okkur um að enn vanti nýja fjárhagsáætlun til stjórnar HRFÍ. Deildarsýningin hafi verið samþykkt með fyrirvara um betri fjárhagsáætlun. Stjórn mun hafa samband við Völu hjá HRFÍ og fá upplýsingar um það hverju þurfi að breyta.
Í fjárhagsáætlun stendur að stjórn þurfi að fá leyfi hjá Umhverfisstofnun fyrir sýningunni. Dótla segist geta látið okkur fá umsóknareyðublað, annars sé eflaust hægt að nálgast það á vef Umhverfisstofnunar.
Stjórn þarf að fá dýralækni til að vera á sýningunni. Hugmyndir um að tala við Helgu Finns sem er dýralæknir á sýningum HRFÍ eða athuga með Dýraspítalann í Víðidal þar sem hann er nokkuð nálægt sýningarsvæðinu. Dótla stingur upp á því að möguleiki sé að fá leyfi hjá dýralækni fyrir því að sleppa við að borga útkallskostnað, ef hundur slasast og þarfnast dýralæknis.
Þurfum að fá ritara, hringstjóra, aðstoðarritara og sýningarstjóra. Ritari þarf ekki að vera með sérstök réttindi en æskilegt sé að viðkomandi hafi góða rithönd. Sýningarstjóri ber ábyrgð á sýningunni, þarf að hafa reynslu.
Stjórn áætlar að skráning á deildarsýninguna muni byrja 9. maí og ljúki 8. júní. Skráning má ekki byrja fyrr en skráningu á júnísýningu HRFÍ sé lokið. Ef það næst ekki næg skráning á tilsettum tíma þá er möguleiki að fá að framlengja frestinum til 10. júní.
Stjórn hefur fengið athugasemdir vegna gagnagrunnsins. Þurfum að senda Dótlu póst og óska eftir upplýsingum um tiltekna hunda.
Gisting vegna dómarans er frágenginn. Þurfum að athuga hvort það sé morgunmatur innifalinn í verði.
Umræður varðandi breytingar á uppsetningu á HDAD lista. Tillaga: Nafn hunds-móðir-faðir-ræktandi-eigandi.
Rætt um gerð sýningarskrár. Skv. Dótlu á kostnaður við sýningaskrá ekki að vera inni í fjárhagsáætlun.
Umræður um rósettur fyrir sýninguna. Við getum fengið BIS rósettu á skrifstofunni. Ef við viljum gefa BOS rósettu þá þurfum við að kaupa hana sjálf. Stjórn mun gefa medalíur í hvolpaflokk fyrir 1. – 4. sæti. Að auki mun hvolpur í 1. sæti fá bikar. Hugmynd um að fá rósettur fyrir afkvæma- og ræktunarhóp.
Stjórn spurði hvort geyma megi gögn deildarinnar á skrifstofu HRFÍ. Dótla svarar því neitandi en hugsanlega sé hægt að geyma það í Sólheimakoti.
Tillaga um að tilnefna besta ungliða sýningar, að erlendri fyrirmynd. Nokkur got fædd á svipuðum tíma í fyrrasumar og því margir sem eiga möguleika á að fá þennan titil.
Skráning í sporapróf deildarinnar næsta sumar. Samþykkt að fólk skrái sig í gegnum deildina þar sem sumarlokun skrifstofu HRFÍ er á svipuðum tíma. Fólk mun því millifæra á deildina eða greiða með kreditkorti þegar skrifstofan opnar.
Stjórn þarf að tilnefna tvo aðila sem munu sjá um skráningu á deildarsýninguna, þ.e. að færa inn greiðslukortanúmer og taka út greiðslu fyrir sýningagjöldum. Sú vinna mun fara fram eftir að skráningafresti lýkur. Eva Björk býður sig fram.
Veitingar á sýningasvæðinu: Hugmynd um að tala við t.d. SS og fá pylsur gegn auglýsingu í sýningaskrá.
Umræður um fjárhagsáætlun. Hugmynd að hafa meira í áætlun heldur en þörf er svo hægt sé að fá endurgreitt frá HRFÍ ef við þurfum að leggja út fyrir því. Í sumum tilfellum er ekki gert ráð fyrir neinum kostnaði en gera þó ráð fyrir kostnaði á pappír til öryggis.
Umræður varðandi ársreikning deildarinnar og vangaveltur um það hvort deildin þurfi að skila inn fjárhagsyfirliti með honum þar sem deildin fékk kennitölu og stofnaði bankareikning á síðasta starfstímabili. Dótla tekur að sér að kanna hvernig aðrar deildir hafa gert þetta.
Dótla kemur með ábendingu varðandi heimasíðuna. Gott er að taka fram að það megi mynda hunda eftir 12 mánaða aldur. Hvergi er tekið fram í reglum HRFÍ hvað undaneldisrakkar þurfi að vera gamlir við pörun, aðeins sé gerð krafa um að búið sé að mynda þá.
Sýningaskrá kemur tilbúin til okkar, eins uppsett og fyrir sýningar hjá HRFÍ. Við þurfum að setja hana upp með auglýsingum og koma henni í prentun.
Dagskrá sýningarinnar mun koma inn á heimasíðuna, einnig verða upplýsingar sendar á póstlistann. Munum ekki senda bréf heim með sýningarnúmerum heldur afhenda þau á staðnum. Við getum pantað númerin hjá HRFÍ eða Royal Canin.
Okkur vantar starfsmann sem selur sýningaskrárnar og afhendir númerin. Hver skráður hundur fær númer og sýningaskrá. Hver sýningaskrá verður seld á ca 300 kr. Hugmynd að hafa happadrætti, sýningaskrár verði númeraðar og dregið úr þeim númerum. Smá fjáröflun fyrir deildina.
Athuga að vera með allt nákvæmt um það hvað kemur inn í kassann og hvaðan, hafa sundurliðað.
Okkur vantar starfsmenn/aðstoðarmenn til þess að koma upp dómaratjaldinu, koma fyrir borðum, tína kúk og rusl ef það er eitthvað. Hugmynd að hver ræktandi geti reddað einum starfsmanni/aðstoðarmanni.
Hugmynd að athuga með hótel í bænum þar sem má vera með hunda, þannig að þeir sem eru utan að landi geti nýtt sér þau tilboð.
Dómarar á næstu sýningu HRFÍ eru fimm talsins. Deildin getur sent beiðni til stjórnar og óskað eftir ákveðnum dómara. Um að gera að skoða dómarana fyrirfram og velja úr ef einhver hentar tegundinni betur.
Formaður deildarinnar fékk bréf nýlega þar sem framkvæmdanefnd sýningarnefndar frestaði fundi. Stjórn fékk engar upplýsingar um fyrirhugaðan fund og var sammála um að allir póstar til deildarinnar eigi að fara á email deildarinnar en ekki persónuleg email stjórnarmanna. Dótla ætlar að setja deildina á póstlista félagsins.
Eva tekur að sér að sækja lykla að skrifstofu HRFÍ eftir helgi vegna deildarfundarins um kvöldið og mun einnig taka ný gögn til deildarinnar, ef einhver eru.
Rætt var um síðasta skráningardag fyrir sporaprófið á vegum deildarinnar. Dótla svarar að reglan sé að síðasti skráningardag sé vanalega tveimur vikum fyrir prófdag.
Hér lauk fundi með Dótlu. Stjórnarfundur heldur áfram.
Tókum saman þá punkta sem liggur á vegna sýningarinnar:
Stjórn þarf að setja saman nýja fjárhagsáætlun fyrir sýninguna. Munum lesa yfir sýningaskrár fyrri sýninga til þess að reyna að áætla betur væntanlegan fjölda hunda.
Þurfum að fá tiltekna umsókn, fylla út og senda inn til Umhverfisstofnunar til þess að fá leyfi fyrir sýningunni.
Eftir að síðasta skráningardegi lýkur þurfum við að fara upp á skrifstofu HRFÍ og vinna úr gögnum fyrir sýninguna.
Hugmyndir að fólki sem kemur til greina sem starfsfólk sýningarinnar: Guðrún Katrín kemur til greina sem ritari sýningarinnar. Hún er óháður aðili, talar góða ensku og hefur reynslu af ritarastörfum. Hugmyndir settar fram varðandi mögulega sýningastjóra: Lilja Dóra, Þorsteinn, Fríður Esther. Hringstjóri: Herdís Hallmars. Aðstoðarritari: Stefán Arnarson.
Gögn í sýningaskrá koma tilbúin. Við þurfum að setja í skjal og fjölfalda. Ætlum að athuga hvaða forrit henta. Muna að setja auglýsingar í sýningaskrá. Kata talar við Svansprent.
Hugmynd að hafa sýningaþjálfun einhvern tímann í Guðmundarlundi.
Þurfum að merkja leiðina að svæðinu á föstudeginum, blöðrur og/eða skilti. Setja upp loftmynd og birta á netinu og senda á póstlistann.
Bendir hefur áhuga á að hafa opið hús, jafnvel að kvöldi til fyrir eða eftir sýningaþjálfun.
Við þurfum að hafa dýralækni á sýningunni. Sturla talar við Helgu Finns.
Eva tekur að sér að senda bréf til Bendis vegna samninga verslunarinnar og deildarinnar, varðandi reikning fyrir auglýsingunni.
Íris tekur að sér að senda Dótlu bréf varðandi umræðna á fyrri fundinum.
Umræður um teljara á síðuna, þurfum að klára það.
Stjórn hefur mikinn áhuga á að halda skapgerðarmat. Spurning um að hafa það í haust, ágúst eða september.
Fundi slitið kl. 23:15
F.h. stjórnar
Íris Hlín Bjarnadóttir, ritari
